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                        Titulo: Como organizar una party
                           Autor: Barman/Capsule^Ctss




                            COMO ORGANIZAR UNA PARTY


                            Barman/Capsule^Centosis

                       Organizador de la Arroutada Party

     Difcil  tema. Desde luego, no soy el ms indicado para escribir este
artculo,  ya  que la party que organizo es la Arroutada, que es una party
ms  bien pequea (no es como la Euskal o la Campus). A pesar de todo, voy
a  intentar  explicar  en  este  artculo  como  empezamos  a organizar la
Arroutada,  con  qu  problemas  nos  encontramos y como los solucionamos.
Espero  que esto sirva de ayuda a todas esas personas que estn intentando
montar su primera party. Animo.

     La Arroutada party empez como una reunin de Amigos. Simplemente, un
da  pedimos  un local social que tena mesas y sillas, nos llevamos todos
los  cables que tenamos en casa y decidimos darle un nombre a la reunin:
Arroutada  (que  significa  "arrebato" en gallego). Evidentemente, recibi
este nombre porque se mont en una semana o algo as.

     En  la primera edicin, no tenamos pensado ni que fuese una party ni
nada,  slamente una reunin de amigos. Para ello, pedimos un local al BNG
(un partido nacionalista gallego), y nos lo dej sin problemas. Hicimos la
primera edicin, que fue una "prueba" para ver si podamos hacerlo sin que
viniese  la  polica a cerrarlo o algo as. Dur un da entero. Se cre un
buen ambiente, y fue lo que hizo que decidisemos hacer la Arroutada II. A
esta  ya  vinieron  cerca  de 50 personas (y eso que no haba concursos de
ningn  tipo  ni  nada). Ah empezamos a ver que el espacio se nos quedaba
pequeo, ya que el local era limitado, y pensamos en hacerla ms grande.

     Primer  problema:  Conseguir un local ms grande. Fuimos al centro de
informacin juvenil de A Corua, y all nos aconsejaron que formsemos una
asociacin  juvenil  y  pidisemos  un  local al ayuntamiento. Eso hicimos
(bueno,  ms bien empezamos con los trmites). Hicimos la Arroutada III en
el mismo local y comentamos a la gente que bamos a hacer una asociacin y
a todo el mundo le pareci una buena idea.

     Acabada  la  Arroutada  III,  nos  pusimos  manos  a la obra. Nuestra
asociacin,  desde  el  principio,  tuvo  un  montn  de  problemas.  Para
empezar,  no  nos  aceptaron  los  estatutos  (que eran un cut&paste de un
modelo  que  nos proporcion la propia Xunta). Modificamos los estatutos y
cambiamos  un  artculo para que dijese justamente lo contrario de otro, y
curiosamente, nos los aceptaron. Despus nos denegaron la exencin del IVA
(que   nos  deban  conceder  por  ley).  Recurrimos,  nos  la  denegaron,
recurrimos  otra  vez  y  nos  la volvieron a denegar. Fuimos un montn de
veces  a  hacienda  (mencin  especial  al  da en que los de un mostrador
decan  una  cosa  y los de enfrente lo contrario, y casi se lan a tortas
entre  s),  hablamos  con  el Abogado del Consejo de la Juventud (que nos
dijo  que  tenamos  razn,  pero  que  tenamos que ir a juicio), y no se
solucion hasta que Derethor/Centolos fue un da a Hacienda y dijo:

        Derethor: Hola, vena a que me dijrais qu  tengo  que  hacer
        para solucionar esto.
        Funcionaria: Tienes que rellenar el impreso 3453da.
        Siguiente.
        Derethor: De siguiente nada. NO ME MUEVO  DE  AQUI  HASTA  QUE
        SALGA CON UNA SOLUCION.
        Funcionaria: ...

     Unos dos meses despus, mas o menos, obtuvimos algo que es parecido a
la  exencin  del  IVA.  El  proceso  de presentar el escrito para que nos
diesen  la  exencin  hasta  que  nos la dieron fue de cerca de 2 aos. La
verdad  es  que incluso he hecho alguna buena amistad all en Hacienda, de
ir tanto. :-)

     Despus nos enteramos de ms cosas, como por ejemplo, cuando fuimos a
pedir  una subvencin para asociaciones juveniles, no nos la dieron porque
en  el  censo de la Xunta figurbamos como asociacin de rehabilitacin de
presos. Hubo ms cosas curiosas, pero bueno, si os veo en alguna party, os
las cuento.

     En  fin,  que  despus  de  muchos  pesares  y  papeleos,  creamos la
asociacin.  Creo  que  esto  es fundamental en cualquier party. De hecho,
la  Euskal  Party est organizada por la asociacin EuskalAmiga, la Campus
Party, por la Asociacin Juvenil E3, y creo recordar que cuando se hizo la
Posadas  Party,  fue organizada por la Asociacin juvenil Nivel 7 (que era
grupo de la escena y asociacin al mismo tiempo).

     Una  asociacin  te  da  muchas  ventajas  a la hora de organizar una
party. Cuando vas a hablar con alguien, te presentas como representante de
la  asociacin  X.  Adems,  es  lo  primero  que  te  preguntarn  muchos
patrocinadores, si tienes una asociacin, porque algunos necesitan incluso
factura, y eso les viene muy bien.

     La  asociacin te da la posibilidad tambin de pedir subvenciones que
te  ayudarn  a  pagar  la party, pero ojo, en mi opinin, no puedes pedir
subvenciones  para una party. Por ejemplo, nosotros pedimos una subvencin
de  50.000 pelas para la Arroutada V y nos vino denegada. Cuando habl con
personas  de  otras  asociaciones,  me  aconsejaron que no lo hiciese, que
pidiese  ms bien para viajes e incluso para cenas de los socios (?). Ped
una  subvencin  para  el  autobs  que organizamos a la Euskal por 50.000
ptas. y me vino concedida. Sacad vuestras propias conclusiones. Si queris
intentarlo  con las subvenciones, mi consejo es que busquis a alguien que
lleve  aos  en una asociacin (en la junta directiva) y le preguntis. Os
dar consejos raros, pero increiblemente tiles.

     La  asociacin  os  servir  tambin  para  tener  un  local.  Es muy
diferente  pedir  un  local al ayuntamiento en vuestro nombre a pedirlo en
nombre  de  una  asociacin.  Nuestros locales, desde la Arroutada IV, los
conseguimos  haciendo  instancias,  solicitndolos  en  nombre  de nuestra
asociacin, para hacer un acto cultural.

     Por  ejemplo,  el  local  que  utilizamos para la Arroutada IV, vala
120.000  pelas/da.  Conseguimos  que  declarasen  la  Arroutada como acto
social  de  inters  pblico (que es simplemente hacer un dossier diciendo
que es muy bueno para la sociedad y tal), se solicita la exencin de tasas
y  plaf!,  local  gratis.  Esto  es  relativamente fcil de hacer. Hay que
cumplir  unos cuantos requisitos, pero en fin, podemos conseguir gratis un
local  que  valga  500.000  pelas  alquilarlo  slo  el  sbado si sabemos
rellenar los documentos necesarios.

     Normalmente,  en  los ayuntamientos existe una cuenta de compensacin
entre  los  organismos  municipales  y  las empresas concesionarias de los
teatros, centros sociales y dems, por lo cual a ninguna de las dos partes
le  va  a  molestar que t cojas ese local para una party 3 das. El nico
problema es el personal, ya que pocos querrn abrir un da festivo.

     Por  otra  parte,  encontrar  un  local  que  se  adece  a  nuestras
necesidades  es  difcil.  Nosotros buscamos por toda Corua, hablando con
los responsables de Cultura, Deportes, teatros... Todo. Y cuando acabamos,
fuimos  a  hablar  con  los ayuntamientos limtrofes (Culleredo, Carballo,
Sada,  Oleiros...).  En casi todos nos mostraban su apoyo, pero algunos no
tenan  sillas  y  mesas  suficientes,  o potencia elctrica, duchas en el
local  o  calefaccin.  Al  final,  descartando  descartando,  nos  fuimos
quedando  con  el  Forum Metropolitano, que es el nico que nos daba todas
las ventajas.

     Esto depende ms de cada ciudad. El nico consejo que os puedo dar es
que busquis uno que tenga calefaccin, ya que hacer una party en un local
entre octubre y mayo puede ser mortal.

     Para  conseguir  el  local, mi consejo es que pensis bien primero en
como  harais  ah  la party, como colocarais las mesas y como harais la
publicidad.  Una  vez hecho esto, hacis un dossier y vais a hablar con el
concejal  de cultura de la ciudad en cuestin. l probablemente os ayudar
si  le  presentis  bien  el  tema.  Si tenis videos de otras partys, eso
ayudar a que el concejal no se piense que queris organizar una fiesta de
bakalao. ;-D

     Algo importante aqu es referirse a la party no como party, sino como
"Maratn  Informtico"  o como "Olimpiada Informtica". Estos son trminos
que una persona no relacionada con la informtica entender perfectamente.
Si le hablamos de "Party", le sonar a fiesta de bakalao.

     Una  vez  tengamos local, hay que conseguir sillas y mesas. En cuanto
veais  los  precios de alquiler de sillas y mesas, os daris cuenta de que
es  el negocio del siglo. Creo que alquilar una silla vala 80 ptas/da, y
una  mesa unas 2000 o as. Echemos unos clculos sencillos: Para una party
de  200  personas,  necesitaramos 200 sillas y 34 mesas (a 6 personas por
mesa),  todo  esto  durante  3 das. Total: 200 x 80 = 16000 + 34 x 2000 =
68000, 68.000 + 16.000 = 84.000 x 3 = 252.000. O sea, 252.000 pesetas slo
en sillas y mesas, y es una party pequea, de 200 personas.

     Evidentemente,   esto   no   nos   vale.  El  ayuntamiento  tiene  un
departamento  de  fiestas  que  se encarga de organizar las fiestas de los
barrios  y  tal, y mira t por donde, tienen mesas y sillas. Pues venga, a
sablearlos  toca.  Lo mejor aqu es que convenzis a una persona que tenga
cierto  mando  para que pida las mesas, a vosotros normalmente no os harn
ni  caso. Probad con el concejal o con el director del centro donde vais a
hacer la party.

     En  caso  de  que  esto falle, nos quedan las asociaciones de vecinos
cercanas  al  centro,  que  no  tendrn muchas, pero unas 50 sillas y unas
cuantas mesas s. Eso s, tendris que convencerlos.

     Como  digo,  eso  depende  de  la  ciudad  donde  lo hagis. Nosotros
encontramos  un  local  perfecto  y tuvimos que desecharlo porque no tena
mesas ni sillas y supona un coste muy elevado para nosotros alquilarlas.

     Cuando  tengamos  todo  esto,  vendr  lo  difcil  de  conseguir. El
cableado   elctrico,   el   de  red,  los  premios,  las  camisetas,  las
identificaciones,  la  publicidad  de  la party, etc... Pero bueno, eso lo
dejo para otro artculo, que este es ya enorme.
